用科学方式整理你的财富-第13章

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　　　　一、会计电算化概述

　　　　会计要连续、系统、综合地核算企业经济活动的全过程，为会计信息使用者提供有用的信息，就必须运用特有的方法，对大量经济业务产生的数据进行加工处理。从某种角度上说，会计核算工作的过程是对数据进行处理的过程。而会计数据处理方式大致有三种：手工数据处理、机械数据处理和计算机数据处理。运用计算机进行数据处理会计，又可称之为会计电算化，是以计算机以及数据传输和通讯设备作为数据处理系统的核心，完成从原始数据的搜集，以及经由记录、验证、分类、登记、计算、汇总、报告等一系列会计工作。在此过程中，会计人员只进行一些辅助『性』的『操』作，即会计人员只需把会计数据以规定的格式要求输人处理系统，计算机即可按照事先编制好的程序，自动完成会计数据处理，并将最终结果……财务报告打印出来。会计电算化与其他数据处理会计相比较，不仅仅是会计数据记录的载体、计算速度等发生了质的变化，而关键是会计数据处理方法的革命。

　　　　会计电算化的不足之处一是在购置计算机时需要一笔数额不小的投资；二是需要配置一定数量的既懂会计又懂计算机的专业人员等等。

　　　　会计电算化的形成和发展，并不意味着它现在就能全部取代手工数据处理会计和机械数据处理会计，不同的数据处理方式具有不同的应用条件。现阶段，我国企业中应用人工数据处理会计还相当广泛。但是，随着科学技术的进步，会计电算化正在以前所末有的速度在各个领域发展起来。

　　　　进入本世纪90年代以来，随着计算机的普及（技术上进步、价格又逐渐下降），计算机系统的设立已经成为十分普遍的现象。

　　　　1。会计电算化系统的特点

　　　　会计电算化系统与手工会计系统相比，不仅仅是处理工具上的变化，而且它在会计数据处理流程、处理方式、内部控制方式及组织机构设置等方面都表现出一些新的特点。

　　　　（1）会计电算化系统在数据的采集、存贮方面比

　　　　手工会计系统形式上更多样，手段上更快捷

　　　　手工会计系统完全是通过人工编制记账凭证把数据输人会计信息系统，其中的数据全部保存于纸上。

　　　　而会计电算化系统除了可以通过人工键盘输人记账凭证来完成数据采集以外，还可以将经济活动中发生的一部分数据通过自动输人装置输人计算机会计系统。如在商店中使用条形码扫描仪，即可通过扫描自动采集好商品的单价、数量等数据。这样不仅提高了工作效率。而且能保证输人数据的准确『性』。在数据存贮上，会计电算化系统把各种资料都储存于软磁盘、硬磁盘、磁带及光盘等各种新型工具上，这样一来，体积小，存贮量大，易于保存、传递，具有纸张不可比拟的优越『性』。

　　　　（2）会计电算化系统在核算形式上比手工会

　　　　计系统更省时省力

　　　　在手工方式下，企业会计人员需要根据原始凭证登记记账凭证，并按会计科目转登各类账簿，再根据账簿记录编制财务报表。这之中还得不断进行审核、确认。既费时费力，又容易出错，而在会计电算化系统中，只要输人记账凭证，计算机会自动完成这一系列工作，并按『操』作人员的要求出在屏幕上或打印纸上显示出各种资料。而且计算机在进行这一系列工作中，还会自动进行核对和试算平衡，一旦发现有错会立即告诉会计人员。这样一来，就可以成千上万倍地提高工作效率，而且能保持数据的一致，避免了手工方式下多次转抄产生的错误。

　　　　（3）在数据传输方面，会计电算化系统比手

　　　　工会计系统更方便

　　　　手工会计方式下，财务报表的报送需要人工传递，而如果一旦在单位和上级部门、『政府』部门之间联网，那通过网络来传输会计数据是非常方便快捷的。

　　　　（4）在会计电算化系统中，账簿的概念已被

　　　　抽象化

　　　　手工会计系统中，账簿是不可缺少的核算资料，往往耗用了大量的纸张和空间。而在会计电算化系统中，为了节省贮存空间，已不再贮存会计账簿。只要给出一个会计科目，计算机就可将涉及到该科目的所有业务全部筛选出来并形成所谓的账簿显示并可打印出来。这种方式在计算机运行速度的支持下，并不存在着等待时间的问题。因此，电算化以后的所谓会计账簿只不过是根据记账凭证按会计科目进行归类、统计的中间结果。

　　　　（5）采用会计电算化系统后，会计工作岗位

　　　　设置上呈现出新的特点

　　　　在手工会计下，根据管理的要求，业务类型和规模以及会计人员的实际情况进行岗位设置。一种常见的岗位设置方案是：在财会部门下设财务、会计两科。财务科下设资金管理组、利润管理组；会计科下设采购和应付账款组、销售和应收账款组、工资核组、仓库核算组、固定资产核算组、成本计算组以及总账报表组等。在计算机会计下，一般是由部分人员（包括系统维护员、数据管理员、『操』作员）按照内部牵制原则组成电算化会计组，利用会计信息系统完成原有的记账、算账任务。节省下来的人转向加强管理。一部分人按照责任会计制度要求，负责资金、成本、利润的管理；另外一部分人负责建立决策支持系统、通过对未来发展的分析与预测，提出各种不同的实施方案，为领导决策提供科学依据。

　　　　财政部于1996年6月10日发布的《会计电算化工作规范》，对电算化后的会计工作岗位提出了指导『性』意见。《规范》指出。会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和会计电算化会计岗位。而电算化会计岗位进一步划分如下：

　　　　1电算主管。负责协调计算机及会计软件系统的运行工作。此岗要求具备会计和计算机知识，以及相关的会计电算化组织管理经验。电算化主管可由会计主管兼任。采用中小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗。

　　　　2软件『操』作。负责输人记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿和报表、进行部分会计数据处理工作。此岗要求具备会计软件『操』作知识，达到会计电算化初级知识培训的水平。

　　　　3审核记账。负责对输人计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，『操』作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表审核，『操』作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认。此岗要求具备会计划内计算机知识，达到会计电算化初级知识培训的水平，可由会计主管兼任。

　　　　4电算维护。负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。此岗要求具备计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训。采用大型、小型计算机和计算机网络络会计软件的单位，应设立此岗位。

　　　　5电算审查。负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。此岗位要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识培训水平。采用大型、小型计算机和大型会计软件的单位，可设立此岗位。

　　　　6数据分析。负责对计算机内的会计数据进行分析，此岗要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识培训的水平；采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，可设立此岗位，由会计主管兼任。

　　　　我们看到，在会计电算化系统下，由于会计数据的采集、存贮、处理以及形式的变化，有些岗位已失去存在的必要，有些岗位需要归并，另外又增加了一些新岗位。

　　　　（6）会计电算化后，内部控制制度将发生很

　　　　大变化

　　　　会计从手工处理到电算化处理，表面上看来只是处理工具的变化，但在内部控制上也发生了很大的变化。由于会计电算化系统具备强大的排除错误和干扰的自我保护功能，因此手工方式下，通过职能分割与人员分工而形成的内部控制体系以及通过凭证、账簿、报表之间的勾稽关系而形成的内部矛盾控制体系已不再需要。计算机处理数据的连贯『性』，自动『性』使大部分职权分割的内部控制不再必要。会计电算化以后，内部控制的重点，由会计人员和会计业务部门转移到电子数据处理部门，财会人员对交易活动的直接监督减少了。在这种情况下，内部控制一方面要加强，另一方面要采用新的方式。电算化方式下，内部控制实施环境可分为一般控制和应用控制。一般控制是普遍适用于计算数据处理的控制，包括组织控制、计划控制、文档控制、硬件控制。软件维护控制、软件质量控制等。应用控制则是在运用计算机进行会计数据处理过程中所实施的控制，包括输人控制、处理控制及输出控制。一般控制及应用控制的好坏，直接影响到数据处理的准确『性』、及时『性』。

　　　　2。你了解信息与信息系统吗

　　　　在经营私营公司的过程中你一定会发现信息技术在日益普及，互联网走入寻常百姓家。而计算机在企业经营管理中的作用越来越大。要想顺应这一趋势，首先就要了解有关计算机，互联网及信息管理的基本知识。本章的重点也放在这一点上。在走入信息世界之前先让我们看看什么是信息，什么是信息系统？

　　　　（1）信息

　　　　信息是对人有用的，能够影响人们行为的数据。比如公司的财务报表，就属于财务信息，市场的供需就属于市场信息。信息的范围很广。语言文字是社会信息，遗传密码是生物信息，而我们这里强调的是数据信息。

　　　　任何信息只有通过传递才能被人接收和利用。而信息需成为一种集合才能完整的传递所要传递的信息，这就是信息系统。

　　　　信息必须经过收集、储存、加工、传输、检索，输出等功能。比如一个公司内部信息就需要从最下层的数据，逐步加工提炼，一直达到各层管理人员和需要信息的部门。而信息收集传输都需要时间，有时也需要资金，因此信息在公司内的传输速度可以衡量一个公司的工作及管理效率。

　　　　会计信息是信息的一个组成部分，在第二章我们已详细介绍了会计信息的各个组成部分，如原始凭证，会计账簿，会计报表等等。

　　　　（2）信息系统

　　　　信息系统是一个高度综合且各部分密切相关的系统，是能够接受输人数据和指令，按照指令的要求对数据进行处理产生有用的信息并输出信息的系统。如下图

　　　　信息系统专业一点说是需要对数据进行收集和整理，需有数据存储器以存储数据，再将数据转换为信息供以后使用。

　　　　（3）信息系统的常见类型

　　　　1数据处理系统（dps）……date　processing　system）主要用来处理日常业务和产业报告。这一系统使业务处理自动化，支持日常的经营活动。系统目标与决策无直接联系，其目的只是为了某一部门处理并提供有关数据。例如，如果公司使用计算机处理销售合同，手工组织有关合同订货数据并输人计算机，计算机会做相应处理，如按既定模板生成合同，但不参与销售合同的管理与控制。

　　　　2管理信息系统（mis…manngement　informationsystem）是由人和计算机组成的进行数据的收集、处理、存储、输出的系统。这个系统通过对一个组织内部和外部的数据的处理来获得相关信息，以控制企业的行为。例如公司可以通过这一系统利用过去的数据和模型，对未来发展作出预测；可以利用模型，从全局出发，对公司的管理决策活动予以辅助。

　　　　这一系统可以利用指定的数学方法分析数据，可以根据过去的数据预测将来的情况；对不同管理层次给出不同的要求和不同细度的报告，以期分析解释报告并更迅速，及时的做出决策。

　　　　3决策支持系统（dds……decision　support　system）它是用来辅助决策的信息系统，用来计划、分析方案、审查解答和求解误差。一般拥有较好的人机对话方式，可以和不熟悉计算机的管理人员通话。完整的决策支持系统是以计算机为基础，由大型数据库、方法库、知识库和专家系统组成，是管理的好帮手。什么是会计电算化？

　　　　要将信息技术引入公司的财务管理，私营公司就面临一个会计电算化的问题。什么是会计电算化呢？

　　　　其实，这并非什么深奥的名词，会计电算化是以电子计算机为主的，将当代电子信息技术应用到公司财务会计中的简称，是用电子计算机代替人工记账、算